8 قواعد أساسية لا تفعلها عبر البريد الإلكتروني

تحول البريد الإلكتروني إلى أحد أهم وسائل التواصل ونقل المعلومات، سواء كان ذلك على الصعيد الشخصي أو المهني، وساعد على اختصار الوقت وتوفير تكاليف إرسال الرسائل بالبريد العادي.
إلا أن هناك بعض القواعد الأساسية والآداب السلوكية التي يجب اتباعها في المراسلات الإلكترونية، وتقدم صحيفة بيزنس إنسايدر أهم هذه القواعد سواء كان ذلك عند مراسلة الأهل والأصدقاء أو مراسلات العمل.
1 إعادة إرسال الرسالةيظن البعض أن عدم استلام رد على رسائلهم الإلكترونية يعني أنها لم تصل إلى الطرف الآخر، أو أنه لم يقرأها، فيعيدون إرسال نفس الرسالة مراراً وتكراراً، مما يتسبب بالضيق لدى المستلم ويعطي نتائج عكسية وخاصة في مراسلات العمل، وينصح بإعادة إرسال الرسالة بعد أسبوعين على الأقل في حال عدم الحصول على رد.
2 طلب مشاركة الرسائل على وسائل التواصل الاجتماعيينصح بعدم طلب مشاركة محتوى الرسائل على مواقع التواصل الاجتماعي لأن هذا المحتوى قد لا يروق ببساطة للآخرين، وربما يعمدون إلى نشره على حساباتهم كنوع من المجاملة فقط.
3 إرسال العروض عبر البريد الإلكترونييشعر الكثيرون بالضيق عند استلام بعض العروض عبر البريد الإلكتروني، وغالباً ما يتجاهلون معظم هذه العروض ويتخذون موقف سلبي من مرسلها، خاصة وأن ذلك يتسبب بإضاعة وقتهم.
4 تحديد مواعيد قريبة الأجلعند تحديد المواعيد عبر البريد الإلكتروني يجب منح الطرف المتلقي وقت كاف لا يقل عن أسبوع، وتجنب إعطاء مواعيد في نفس اليوم أو اليوم التالي.
5 طلب إنجاز الأعمال ضمن مدة قصيرةما ينطبق على المواعيد يمكن أن ينطبق على إنجاز الأعمال، فيجب أن لا يتم تحديد موعد نهائي خلال مدة زمنية قصيرة قد تنتهي قبل أن يتسنى للطرف الآخر قراءة البريد الإلكتروني.
6 طلب التعارف مع الغرباءانتشرت حالات النصب و الاحتيال بشكل كبير عبر البريد الإلكتروني، ولم يعد الكثيرون يثقون بأي شخص يطلب التعارف برسالة إلكترونية، ويفضل أن يعرّف المرسل بنفسه بشكل جيد مع ذكر بياناته وتحديد الغاية من الرسالة.
7 المراسلة اليوميةلا يملك الكثيرون الوقت للرد بشكل يومي على رسائل البريد الإلكتروني، لذلك يفضل تجنب إرسال الرسائل بشكل يومي إذا لم يكن هناك ضرورة ملحة.
8 مشاركة الرسالة مع شخص آخرلا يرغب الكثيرون بمشاركة بريدهم الإلكتروني مع الغرباء، لذلك يجب الحصول على إذن صاحب الحساب عند إعادة توجيه الرسالة إلى طرف ثالث.